Privatlivspolitik

Hvem vi er

Vores adresse er kredsadministration.dk

KREDS Administration behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig hvordan vi behandler dine data. 

Vi behandler kun data som er nødvendige i forbindelse med administrationen af de foreninger vi administrerer, og vi opbevarer dem kun så længe der er brug for det.

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du altid kontakte os her.

Behandling af persondata

Hos Kreds Administration behandler vi følgende personoplysninger om medlemmer/beboere i de foreninger vi administrerer:

  • Almindelige persondata, eksempelvis dit navn, din adresse, dit lejemålsnummer, dit telefonnummer og din kontakt-e-mailadresse 
  • Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg i deposita
  • Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i foreningen, herunder kontrakter, varslingsbreve og klagesager

Om ansatte i de foreninger vi administrerer, behandler vi desuden: 

  • Oplysninger til ansættelses- og lønadministration, herunder lønoplysninger, kontooplysninger og skattekort. 

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre vores aftale inkluderer et behov for dette. 

Indsamling og opbevaring af persondata 

Vi indsamler og opbevarer data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål. Det sker til brug for: 

  • Administration af de foreninger vi administrerer. Herunder, men ikke begrænset til: 
  • Håndtering af foreningens drift og medlemshåndtering
  • Kommunikation med foreningen og foreningens medlemmer, herunder digital kommunikation
  • Digital underskrift af dokumenter
  • Udarbejdelse af årsrapporter m.v. 
  • Opkrævning af boligafgift, fællesbidrag, haveleje eller andre udgifter
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Eventuelle klager fra eller om medlemmer i de foreninger vi administrerer
  • Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav, fx hvis der er en tvist om manglende betaling af haveleje eller manglende overholdelse af god skik og orden i ejendommen 
  • Opfyldelse af lovkrav, fx ved indsamling af oplysninger som følge af hvidvaskloven 

Vi behandler kun relevante og nødvendige persondata
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata der er nødvendige i forhold til at opfylde vores formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning hvilken type data der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores administration af foreningen.

Vi sletter persondata når de ikke længere er nødvendige.

Hvor kommer personoplysningerne fra? 
Når vi er dataansvarlige: Oplysninger om KREDS’ bestyrelsesmedlemmer og konsulenter samt medlemsforeningernes repræsentanter kommer udelukkende fra de pågældende selv. Der indhentes ikke yderligere oplysninger hos myndigheder mv.

Når vi er databehandler: Oplysninger om medlemmer og tillidsvalgte i medlemsforeningerne  kommer fra de dataansvarlige (medlemsforeningen). Der indhentes ikke yderligere oplysninger hos myndigheder mv.”

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata
Vi kontrollerer at de persondata vi behandler er korrekte og vi sørger for at opdatere persondata løbende.

Vi beder dig derfor oplyse os om eventuelle ændringer i dine data. 

Vi indhenter kun persondata, som vi har lov til
Vi har som udgangspunkt brug for persondata for at kunne administrere foreninger, hvilket er et lovligt formål. Hvis vi ikke har et lovligt grundlag for at indhente dine persondata, indhenter vi dit samtykke inden vi behandler dine persondata til de formål der er beskrevet ovenfor. 

Har vi brug for dit samtykke, er dit samtykke frivilligt og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. 

Vi videregiver ikke dine persondata uden vi har lov til det
Vi kan videregive persondata til samarbejdspartnere og aktører hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retsligt forpligtet til at videregive persondata, fx som led i indberetning af nøgleoplysningstal til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse og denne interesse ikke overstiger hensynet til det enkelte medlem. Det kan bl.a. være når vi udarbejder årsrapporter. 

Vi videregiver ikke persondata til brug for markedsføring. 

Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. 

I tilfælde af et sikkerhedsbrud der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. 

Dine rettigheder

Du har ret til at få adgang til dine persondata
Du har til en enhver tid ret til at få oplyst hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst hvor længe vi opbevarer dine persondata og hvem der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse. 

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet
Hvis du mener at de persondata vi behandler om dig er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du kan henvende dig til os og oplyse hvori unøjagtighederne består og hvordan de kan rettes. 

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata, fx hvis data ikke længere er korrekte. 

Hvis du mener at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os hvis du mener at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retslige forpligtelser. 

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi om din anmodning er berettiget og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at stoppe behandlingen af dine persondata. 

Du har ret til at flytte dine data
Du har ret til at modtage såvel de persondata du har stillet til rådighed for os som de data vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder hvis du får brug for det. 

Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format. 

Vores sagsgang ved henvendelser
Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse. 

Er du ikke enig i vores afgørelse?
Hvis vi ikke kan nå til enighed efter en eventuel indsigelse, kan du henvende dig til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.