Digital administration, løsninger og kommunikation:

Hos KREDS Administration er digitale løsninger og digital administration i fokus. Alt skal kunne løses fra en computer eller en smartphone. Det nedbringer såvel tid som omkostninger og øger kvaliteten i administration og kommunikation. Dertil er der det miljømæssige hensyn i at nedbringe mængden af papir.

Som medlem af KREDS hjælper vi også din forening med at implementere digitale løsninger for at opnå let og smidig dialog og administration.

Nedenfor er beskrevet nogle af de systemer vi bruger i vores digitale administration af foreninger. De har alle fokus på pris, brugervenlighed og funktionalitet.

Kommunikation

Gruppe-sms:
Med Gruppe-sms er det nemt at sende korte beskeder til alle medlemmer i foreningen. Denne kommunikationsform er typisk velegnet til hurtig kommunikation til medlemmerne.

Gruppe-sms kan nemt opsættes og sendes ud via en smartphone eller via administrationssystemet. Spørg KREDS hvordan I kommer i gang.

Facebook:

En Facebook-side for foreningen kan være et nyttigt og godt værktøj til kommunikation blandt medlemmerne i foreningen.  En Facebook-side erstatter ikke en foreningshjemmeside, men kan supplerer den til visse former for kommunikation i foreningen, hvor hjemmesiden er mindre anvendelig.

Det er nemt at oprette en Facebook-side i foreningen. De fleste medlemmer har allerede en Facebook-profil og kan hurtigt tilføjes som medlem af Facebook-gruppen.

Masse-mail

Udsendelse af e-mail til alle i foreningen kan både gøres via administrationssystemet (ForeningLet) eller som en opsætning i fx Outlook.

Masse-mail er god til fx udsendelse af medlemsopkrævninger eller deling af dokumenter til medlemmerne. Det er hurtigere og billigere end almindelig post.

Hjemmeside

En hjemmeside for foreningen kan lette bestyrelsens dagligdag. Medlemmer kan nemt finde svar på spørgsmål og hente foreningens nøgledokumenter, f.eks. årsregnskab, budget og referater.

En hjemmeside kan understøtte langt de fleste kommunikationsbehov i foreningen og kan forbindes med administrationssystemet, således at medlemmerne nemt kan orienteres om f.eks. restancer, opkrævninger eller kalenderbookinger, uden at bestyrelsen skal bruge tid på disse.

En hjemmeside kan også fungere som foreningens digitale arkiv, hvor dokumenter kan opbevares og deles digitalt. Nem tilgang til dokumenter og anden information om foreningen er til stor fordel for medlemmerne og kan lette bestyrelsesarbejdet, også hvis en ny bestyrelse indtræder.

En hjemmeside kan indeholde al ønskelig information om foreningen og kan opsættes i flere niveauer, således at udvalgte data kun er tilgængelig for bestemte personer (f.eks. bestyrelsen, medlemmerne eller administrationen).

KREDS Administration kender flere hjemmesidesystemer som er indrettet specielt til at håndtere livet i en forening og vi kan guide din forening til at vælge den rigtige løsning. Vi kan også hjælpe med at opbygge en hjemmeside helt fra bunden, hvis der ønskes et mere personligt præg.

Virtuelle møder

I coronatiden er det blevet almindeligt og nødvendigt at afholde møder via digitale platforme som fx Zoom, Teams og Google Meet. Det kan sagtens lade sig gøre at gennemføre såvel bestyrelsesmøder som generalforsamlinger virtuelt. De nævnte platforme giver alle mulighed for at mødes med både lyd og video, ligesom de blandt mange andre funktioner gør det muligt at gennemføre digitale afstemninger under møderne.

Spørg KREDS hvis I ønsker hjælp til opsætning eller gennemførelse af et virtuelt møde.

Administrationssystemer

ForeningLet:

ForeningLet er det foretrukne administrationssystem hos KREDS Administration. Systemet er brugervenligt og understøtter alle de funktioner der skal til for at administrere en forening.

Både bestyrelsen og KREDS kan have adgang til systemet og på den måde hjælpe hinanden i den daglige administration af foreningen.

Hos KREDS er det foreningen der bestemmer hvilket administrationssystem der skal anvendes. Vi kender de fleste systemer og kan derfor både anvende, vejlede og rådgive om det ønskede system.

Lønsystem:

Er der lønnede personer i foreningen, hjælper KREDS også med lønadministration. Vi anvender som udgangspunkt systemet fra Danløn hvis vi skal varetage lønudbetalingerne for din forening.

Lønsedler kan sendes direkte til lønmodtagers e-boks eller formidles på mail. En lønmodtager kan også tilgå lønsedler via en app fra Danløn.

Digitale arkivsystemer

Digitalt arkiv

KREDS Administration kan oprette et fælles digitalt foreningsarkiv, som både bestyrelsen og KREDS kan have adgang til. Her kan alle dokumenter med relevans for administrationen både opbevares og nemt tilgås fra en computer eller smartphone.

Bilag, regnskaber, medlemslister, kontakter mv. kan opbevares digitalt så foreningen slipper for papir og ringbind.

Vi anvender som udgangspunkt OneDrive eller Dropbox som digitalt fildelingsarkiv.

Digitalisering af bilag mv.

Der findes flere måder at scanne bilag og andre dokumenter i papirform. Hos KREDS Administration findes intet i papirform. Alle dokumenter digitaliseres til enten PDF- eller JPG-filer.

Vi anvender appen Piikki til at digitalisere regninger, bilag mv. Ved brug af Piikki kan papirdokumenter nemt scannes og formidles videre i digital form til bogføring og arkivering.

Digital underskrift

Flere dokumenter kræver bestyrelsens eller andres underskrift for at være gyldige. Dette fører ofte til at et dokument skal printes og underskrives for derefter at blive indscannet igen. Denne metode er både besværlig og spild af papir.

Dropbox, Adobe Acrobat og flere andre systemer understøtter digitale underskriftmoduler, og det kan derfor helt undgås at udskrive et dokument for at få det påtegnet. Fra en smartphone eller en tablet kan et dokument nemt underskives, og underskriften er præcis lige så gyldig som var den lavet med blå kuglepen.

De fleste institutioner (banker og offentlige myndigheder) anerkender digital underskrift.

Gør bestyrelsesarbejdet lettere med ProBo

ProBo til grundejerforeninger, haveforeninger, ejerforeninger og andelsboligforeninger via KREDS Administration.

ProBo sikrer fordele for alle parter

KREDS Administration stiller det bedste standardiserede system til kommunikation i foreningen til rådighed for vores medlemmer. Systemet hedder ProBo og er specielt udviklet til at lette bestyrelsersarbejdet. ProBo er intuitivt, brugervenligt og sikkert. Systemet har talrige muligheder og giver adgang til personlig support, så et optimalt udbytte af mulighederne kan opnås.

Der er mange fordele – her er nogle af dem:

• Nem håndtering af fakturaer og udlæg til godkendelse
• Alle ejendommens dokumenter kan arkiveres
• Sikrer at bestyrelsen opfylder persondataforordningen
• Hurtig adgang til vigtige nøgledokumenter (vedligeholdt af jeres administrator)
• Tids- og pengebesparende; beboerne vedligeholder selv egne kontaktinformationer og alt sendes via mail eller sms
• Individuel postkasse til hver beboer i et krypteret system
• Nem kommunikation fra bestyrelse til beboere
• Automatisk opdatering i forbindelse med flytninger
• Mulighed for at bestyrelsen selv håndterer godkendelse af fakturaer – f.eks. udlæg
• Kalender med automatisk notifikation om begivenheder til beboerne
• Mulighed for at holde digitale generalforsamlinger
• Mulighed for at bruge ProBo også som hjemmeside til ejendommen
• Valgfrit gratis modul til opgavestyring for viceværter

ProBo kan automatisk notificere beboere – nemt og hurtigt. Det er med til at øge opmærksomheden på vigtig information og kan spare bestyrelsen for tid, ressourcer og udgifter til f.eks. papir og kopiering.

Tager bestyrelsen ProBo i brug også som foreningens hjemmeside, sker opdatering af hjemmesiden uden brug af særlige programmer. Hjemmesiden kan præsentere ejendommen professionelt for omverdenen og fungerer på både PC, Mac, tablet og smartphone.

Log på din forenings ProBo

Er du allerede oprettet som bruger, så log på din ejendoms ProBo her:
https://probo.dk/